نرم افزار مديريت اسناد
در حيطه موارد ذيل وضعيت در سازمان شما چگونه است؟
امنيت اطلاعات
سهولت دسترسي به اطلاعات
سرعت دسترسي به اطلاعات
حفظ كيفيت اسناد
تعداد نيروي انساني براي نگهداري اسناد
فضاي نگهداري اسناد
نرم افزار مديريت اسناد مي تواند ويژگي هاي زير را در سازمان شما به وجود آورد :
• ساختار نظام نگهداري استاد در هر سازماني شكل استاندارد خود را پيدا مي كند.
• با تعيين حدود دسترسي مكانيزه پرسنل به بخش هاي مختلف سيستم مي توانيد امنيت اطلاعات را كنترل نمائيد.
• براي دسترسي به اطلاعات نيازي به مراجعه مستقيم به اصل اسناد نداشته و به سهولت از طريق شبكه ارتباط كامپيوتري به اسناد دسترسي خواهيد داشت.
• با استفاده از اين سيستم زمان دسترسي به اطلاعات به شدت كاهش مي يابد.
• امكان از بين رفتن اسناد در يك محيط كنترل شده به صفر مي رسد.
• شبكه ارتباط كامپيوتري، نياز به پرسنل در اين بخش را به شدت كاهش خواهد داد.
• به دليل عدم نياز مراجعه به اصل اسناد، نگهداري اسناد مي تواند در يك فضاي فشرده و امن صورت گرفته و صرفه جويي قابل ملاحظه اي در استفاده از فضاهاي مفيد صورت بگيرد.
• مشاهده تصوير اسناد مورد نياز در مونيتور رايانه باعث صرفه جويي فوق العاده در مصرف كاغذ و گرفتن كپي اسناد ايجاد مي نمايد.
امروزه سازمانها ، شركتها و مراكز اطلاعاتي با هدف دستيابي به امنيت نگهداري اسناد، صرفه جويي در حجم و فضاي مورد نياز بايگاني اسناد، كاهش نياز به پرسنل با مسئوليت نگهداري اسناد، سهولت در مراجعات به پرونده هاي بايگاني اسناد و مكاتبات، صرفه جويي در زمان دسترسي به بايگاني سنوات گذشته و پيشگيري از فرسودگي اسناد به دليل مراجعه و استفاده مكرر نسبت به گذشته نياز بيشتري به استفاده از سيستم هاي مكانيزه در مراكز بايگاني و چرخه مكاتباتي سازمان خود دارند. در واقع رشد روز افزون حجم و اهميت اطلاعات در كليه اين سازمانها و شركتها با وجود استفاده از پرسنل متعدد در بخشهاي مرتبط ، اغلب باعث مفقود شدن اسناد و مدارك و عدم امكان طبقهبندي مطلوب بوده و مضافاً اغلب آنها عليرغم تمهيدات فوق، قابليت دسترسي سريع به اطلاعات موجود خود را در زمان مناسب ندارند. مشكل اصلي آنها نيز به سبب تنوع سليقه ها و برداشت هاي مختلف انساني در نظم و ترتيب دادن و همچنين دسته بندي و بايگاني و انجام عمليات روي اين نوع اسناد مي باشد. نرم افزار مديريت اسناد شركت پيشگامان مديريت سامان ، سيستم توانمندي جهت انجام امور اداري و انجام مكاتبات بين سازماني ميباشد ، به گونهاي كه بايگاني انواع اسناد و تمامي ثبت نامههاي ارسالي و دريافتي و حتي پست الكترونيكي سازمان و گزارشات توسط اين سيستم انجام مي گيرد.